SERVIZIO DI CONTABILIZZAZIONE

Il servizio di contabilizzazione professionale

La contabilizzazione è l’ultimo anello di una catena indissolubile di processi che cominciano con l’installazione dello strumento di misurazione, sia esso un ripartitore o contatore d’acqua. Fra questa prima fase e la contabilizzazione finale si possono insinuare fonti di errore, individuabili per tempo solo da personale che ha maturato esperienza pluriennale in questo campo. Riconoscere poi l’errore, non significa automaticamente essere in grado di risolverlo. Per questo motivo è fondamentale poter contare su un partner esperto e qualificato che sia responsabile dell’intero processo. 

I nostri processi e prestazioni per voi

1. Consulenza e Analisi tecnica di fattibilità
Per determinare lo strumento di misura più idoneo alla rilevazione e ripartizione dei costi e la relativa tipologia di servizio, viene effettuata un'analisi tecnica dello stabile con rilievo delle diverse componenti degli impianti e l’assenza di elementi ostativi alla realizzazione del sistema radio. La sottoscrizione del contratto da parte dell’amministratore è necessariamente preceduta dall’esito positivo dell’analisi di fattibilità Già in questa fase i nostri tecnici sono a vostra disposizione per presentarvi la nostra proposta fornendovi una consulenza tecnica qualificata per scegliere la strumentazione idonea. I dati del condominio e degli impianti rilevati in questa fase sono importanti per la successiva installazione e scelta del contratto.

2. Contratto di contabilizzazione
Il servizio di contabilizzazione può riferirsi a diversi tipi di costo: calore, acqua fredda e calda sanitaria, nonché altri costi operativi (manutenzioni varie, illuminazione delle parti comuni, giardino, etc). La scelta del contratto più adeguato alle vostre esigenze deve essere effettuata prima di procedere all’installazione degli strumenti di misura, qualunque essi siano. Anche in questo caso i nostri funzionari vi potranno aiutare nella selezione adeguata. Dopo la firma del contratto i dati del condominio e del suo amministratore vengono inseriti nel nostro sistema gestionale. Da questo momento inizia la nostra relazione di partner.

3. Installazione degli strumenti di misura
L’installazione può comportare degli errori - p.es. nella posizione o nella scelta dei kit di installazione dei ripartitori che cambiano a seconda del tipo di calorifero -  che si ripercuotono negativamente sul conteggio. ZENNER affida l’installazione esclusivamente a partner qualificati, della cui formazione è responsabile. I dati dell’appartamento e le misure dei caloriferi – ogni modello diverso viene fotografato - su cui vengono montati i ripartitori di calore vengono rilevati durante la fase di mappatura. La correttezza e completezza di questi dati è fondamentale per le successive manutenzioni e sostituzioni. L’installazione termina con un collaudo del sistema radio, per il quale viene rilasciata una documentazione a prova di quanto effettuato.

4. Amministrazione dei dati
Sulla base della documentazione precedente i dati del condominio e degli appartamenti vengono registrati nel nostro sistema e se ne garantisce la sicurezza. Per poter stimare i consumi – in caso di valori mancanti – è necessario salvare i dati di consumo degli anni precedenti, attività che richiede conoscenze relative alla procedura della privacy ed un sistema gestionale che supporti l’elevata mole di dati. Il gruppo Minol-ZENNER realizza oltre 5,5 milioni di conteggi all’anno in tutto il mondo ed è in grado di salvare e di amministrare una notevole quantità di dati.

Durante l‘analisi dei dati dei caloriferi rilevati nella mappatura viene definito il cosiddetto coefficiente di trasmissione del calore (fattore K). Stime approssimative o dati imprecisi avranno come risultato un conteggio sbagliato. ZENNER garantisce la determinazione corretta di tali fattori. La nostra banca dati dispone di oltre 5.000 tipologie di calorifero. Ogni utente riceverà per il suo appartamento un “Foglio dati tecnici“ su cui sono riportati tutti i caloriferi dell’appartamento e i relativi fattori K . Questi dati si ritroveranno poi sul conteggio finale.

A questo punto completiamo la nostra banca dati con i riferimenti ancora mancanti che devono essere comunicati dall’amministratore, quali la chiave di ripartizione dei costi.

5. Lettura
La prima lettura viene effettuata al più tardi entro 12 mesi dopo l’installazione o in data richiesta. La lettura radio del sistema ZENNER viene effettuata sempre dai nostri Centri Assistenza Tecnica mediante un palmare. Pur trattandosi di una lettura radio che non necessita l’ingresso negli appartamenti, il nostri CAT avvisano sempre l’amministratore della data in sui sarà effettuata.
Già durante la lettura i dati vengono controllati dal computer – controllo di plausibilità - così da riconoscerli immediatamente, e inviati a ZENNER, dove saranno archiviati in modo sicuro per parecchi anni. Mediante il nostro portale è possibile informarsi in qualunque momento sullo stato delle letture.

6. Costi
L'amministratore non deve fare altro che comunicarci il dettaglio delle spese da ripartire e i criteri da adottare nella ripartizione. Il modo più veloce e semplice consiste nell’utilizzo del nostro portale.

7. Servizio di contabilizzazione / Spedizione/ Controllo
A questo punto il conteggio viene emesso automaticamente, riducendo al minimo l’errore umano, e il risultato viene controllato sulla base dei consumi storici e della plausiblità: al condominio sarà spedito un conteggio consuntivo e complessivo dello stabile accompagnato dai conteggi per i singoli condomini che l’amministratore dovrà controllare nella sua completezza e distribuire.

8. Le domande degli utenti
Trattandosi di argomenti ancora poco conosciuti, è normale che gli inquilini si pongano delle domande, p.es. sui criteri della ripartizione, sul calcolo del consumo di acqua calda, come mai il vicino paga di meno etc. etc. Può capitare di dover sostituire uno strumento, perché rotto o danneggiato. In ogni caso ZENNER e i suoi Centri di Assistenza Tecnica sono sempre a vostra disposizione per rispondervi e risolvere il problema.

9. Una promessa di servizio di alta qualità
In qualità di azienda di servizi che opera da decenni nel settore della contabilizzazione, promettiamo ai nostri clienti un servizio professionale di qualità elevata nel tempo.